Dit artikel legt uit hoe je automatische e-mails en sms-berichten instelt in Salonhub voor klantcommunicatie. Gebruikers kunnen bevestigingen, herinneringen, annuleringen en uitnodigingen versturen via e-mail en/of sms. De teksten zijn aanpasbaar via sjablonen en kunnen formeel of informeel worden ingesteld. Sms-herinneringen zijn instelbaar op verschillende tijden voor aanvang van de afspraak.
Instellen van automatische e-mail en SMS
Ga naar Beheer > Berichten > Salons om de gewenste salon te selecteren voor het instellen van verschillende automatische berichten. Hier kun je per salon de voorkeuren en instellingen aanpassen voor bijvoorbeeld bevestigingen, herinneringen en andere meldingen.
1. Bevestiging via zowel e-mail als sms
2. Wijziging via zowel e-mail als sms
3. Annulering via zowel e-mail als sms
4. 1e Herinnering per e-mail
5. 2e Herinnering per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
6. Uitnodiging
7. Kassabon
8. Betaalverzoeken
Let op! Klanten kunnen via de bevestiging en/of herinnering e-mail zelf de instellingen veranderen en herinnering e-mail bijvoorbeeld op UIT zetten. Wanneer in de salon zelf wordt geprobeerd om via de klantenkaart | Toestemming de herinnering weer aan te zetten dan lukt dit niet. OPLOSSING: De klant moet zelf via de voorkeuren link onderin de bevestiging of herinnering e-mail de voorkeuren weer aanpassen en herinnering e-mail op aan zetten.
Een herinnering, wijziging, annulering en/of uitnodiging kan alleen verstuurd worden als ook de bevestigingsmail is verstuurd.
Configureren sms herinnering
5. 2e Herinnering alleen per sms
(sms instelbaar 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 min, 30 min, of 15 min voor aanvang van de afspraak)
E-mail teksten aanpassen
Je kunt de automatische bevestigings-, herinnerings- of uitnodigingsmail aanpassen met een eigen tekst. Dit doe je door een sjabloon aan te maken.
Sjabloon aanmaken
- Ga naar Sjablonen en klik op Nieuw sjabloon
- Kies voor E-mail
- Selecteer welk type e-mail je wilt aanpassen
- Geef het sjabloon een naam (deze koppel je later aan de bijbehorende mail)
- Pas de tekst aan naar wens
- Klik rechtsboven op Bewaar
Om een bestaand sjabloon te bewerken, klik je op de naam van het sjabloon.
Samenvoegvelden gebruiken
In de e-mailtekst zie je velden zoals {{customer}} of {{onderwerp}}. Dit zijn samenvoegvelden (merge tags) die automatisch informatie uit Salonhub ophalen. Bijvoorbeeld: {{customer}} vult de voor- en achternaam van de klant in vanuit de klantenkaart.
Sommige onderwerpregels staan vast, zoals “Uw afspraak is” en “Annuleer uw afspraak”. De inhoud van de e-mail kun je wel volledig aanpassen. Aan de linkerkant zie je een voorbeeld van hoe de e-mail eruitziet.
Sjabloon koppelen aan e-mail
- Ga naar het tabblad Salons
- Zoek het dropdownmenu bij de betreffende e-mail (bijvoorbeeld bevestigingsmail)
- Kies niet voor “Standaard tekst”, maar selecteer het sjabloon dat je hebt aangemaakt
De e-mail wordt voortaan verzonden met jouw aangepaste sjabloon.
How to video – Tekst aanpassen en publiceren
Deze stappen kunnen voor zowel de herinnerings- als de uitnodigingsmail herhaald worden.
Als de aangepaste tekst niet is geselecteerd in het dropdown menu, wordt de tekst niet meegenomen in de automatische e-mail.
Let op! Bevestigingsmail
Online gemaakte afspraken krijgen standaard altijd een verplichte email bevestiging ter controle. Zet e-mail bevestiging altijd aan wanneer er ook herinneringen verstuurd moeten worden..
Standaard mail formeel of informeel
De geautomatiseerde e-mails, zoals bevestigingen en herinneringen, worden normaal gesproken formeel opgesteld. Het is ook mogelijk om deze e-mails een informele toon te geven. In dat geval wordt er gebruikgemaakt van je en jij, waardoor de communicatie persoonlijker aanvoelt.
Het gaat hierom de teksten die niet via overige wegen kunnen worden aangepast. Denk aan de teksten in de groene blokken.
Het veranderen van formeel naar informeel kan via beheer – berichten – salons – thema, zoals in het onderstaande voorbeeld is weergegeven. Hier kan ook de kleur van de mail worden gewijzigd (licht of donker).
Sms versturen
Het is ook mogelijk om te kiezen voor een bevestiging en herinnering per sms.
Er kan gekozen worden voor dubbel versturen, of enkel versturen. Bij dubbel wordt het standaard zowel per e-mail als per sms verstuurd. Bij enkel versturen per sms stuurt Salonhub in eerste instantie alleen een sms, maar als er geen nummer bekend is wordt alsnog een e-mail verstuurd.
De e-mail herinnering wordt een dagdeel voor aanvang van de afspraak verzonden. Bij sms herinnering wordt deze 2 uur voor aanvang van de afspraak verzonden
Afzender sms
Stel een naam in als afzender van de sms berichten (maximaal 11 letters). Klanten zien dit als afzender naam van de sms staan maar kunnen niet antwoorden.
Standaard tekst SMS of eigen aangepaste tekst
De standaard tekst voor een SMS is:
Om een eigen tekst te gebruiken in de sms functie volg de volgende stappen:
- Ga naar Sjablonen en kies voor nieuw Sjabloon en kies voor sms
- Geef het Sjabloon een naam bijvoorbeeld: Automatische bevestiging sms eigen tekst
Voer de tekst naar wens in aan de rechterkant en links verschijnt een voorbeeld.
Vragen over dit onderwerp
???? Tik of klik op het pijltje om het antwoord te bekijken.
Wat is het verschil tussen dubbel en enkel versturen?
Bij dubbel versturen ontvangt de klant zowel een e-mail als een sms. Bij enkel versturen per sms ontvangt de klant alleen een sms. Als er geen telefoonnummer bekend is, stuurt Salonhub automatisch een e-mail.
Wanneer wordt de sms-herinnering verstuurd?
De sms-herinnering kun je instellen op 2 uur, 1,5 uur, 1 uur, 45 minuten, 30 minuten of 15 minuten voor aanvang van de afspraak. De e-mail herinnering wordt een dagdeel voor de afspraak verstuurd.
Wat zijn samenvoegvelden?
Samenvoegvelden (merge tags) zoals {{customer}} halen automatisch informatie uit Salonhub. Bij {{customer}} wordt de naam van de klant ingevuld vanuit de klantenkaart. Zo personaliseer je e-mails zonder handmatig gegevens in te vullen.
Kunnen klanten antwoorden op een sms?
Nee, klanten kunnen niet antwoorden op de sms. Ze zien wel de afzendernaam die je hebt ingesteld, maar dit is een no-reply nummer.
Kan ik per behandeling verschillende e-mails instellen?
Nee, de e-mail- en sms-instellingen gelden voor alle afspraken in je salon. Je kunt wel verschillende sjablonen maken en deze per berichttype koppelen.
Hoe kan ik de afzendergegevens wijzigen?
In het sjabloon kun je de vaste samenvoegvelden (merge tags) verwijderen en vervangen door een eigen tekst. Wil je bijvoorbeeld het telefoonnummer niet meesturen? verwijder de mergetag dan. Zo kun je de afzendergegevens aanpassen naar wens.
Handig om te weten
Test je sjabloon voordat je het activeert.
Maak een testafspraak op je eigen e-mailadres om te controleren of de e-mail eruitziet zoals je wilt. Zo voorkom je fouten in de communicatie naar klanten.
Houd sms-berichten kort.
Een sms heeft beperkte ruimte. Gebruik alleen de belangrijkste informatie zoals datum, tijd en salonnaam. Lange berichten worden opgesplitst en kosten meer credits.
Kies bewust tussen formeel en informeel.
Informele communicatie past bij een vriendelijke, moderne uitstraling. Formeel is geschikter voor een zakelijke of luxe positionering. Kies wat bij jouw salon past.
Controleer of klantgegevens compleet zijn.
Samenvoegvelden werken alleen als de gegevens in de klantenkaart staan. Zonder e-mailadres of telefoonnummer ontvangt de klant geen bericht.
Hoe zit dat precies?
Meer over samenvoegvelden (merge tags)
Samenvoegvelden zijn placeholders die automatisch worden ingevuld met klant- of afspraakgegevens. De meest gebruikte zijn:
- {{customer}} – Volledige naam van de klant
- {{date}} – Datum van de afspraak
- {{time}} – Tijdstip van de afspraak
- {{services}} – De geboekte behandeling(en)
- {{employee}} – Naam van de medewerker
- {{salon}} – Naam van de salon
Je kunt deze velden combineren met eigen tekst om een persoonlijke maar geautomatiseerde e-mail te maken.
Timing van herinneringen
De e-mailherinnering wordt de dag voor de afspraak verstuurd, rond 07:30 uur. Zo heeft de klant de hele dag de tijd om de afspraak te bevestigen, te wijzigen of te annuleren als dat nodig is.
Wat betekent een bevestiging in je mailbox?
Wanneer je een bevestiging van de afspraak in je mailbox ontvangt, betekent dit dat de klant de afspraak heeft geaccepteerd en toegevoegd aan zijn of haar digitale agenda. Dit is een goed teken dat de klant de afspraak serieus neemt en waarschijnlijk komt opdagen.
No-shows verminderen met slimme herinneringen
Herinneringen kunnen no-shows aanzienlijk verminderen. De e-mail de dag ervoor geeft de klant tijd om de afspraak in de agenda te zetten of te annuleren als het niet uitkomt. Tip: vermeld in je herinnering dat de klant kan annuleren als de afspraak niet doorgaat. Dit geeft jou de kans om de tijd opnieuw in te vullen in plaats van een lege stoel te hebben.