Dit artikel legt uit hoe je gebruikersrechten instelt in Salonhub. Je kunt meerdere gebruikers aanmaken met verschillende toegangsniveaus, zoals een admin met volledige rechten, een salongebruiker voor dagelijks gebruik, of een beperkte gebruiker voor bijvoorbeeld mailcampagnes. Met een pincode beveilig je gevoelige acties zoals het verwijderen van klanten of het aanpassen van verlofkaarten.
Beheer | Algemeen | Gebruikers | Pincode
De rechten in Salonhub hangen af van de inloggegevens en pincode. Hierdoor kunnen de beschikbare tabbladen per gebruiker verschillen. Je stelt gebruikersrechten in via Beheer → Algemeen → Gebruikers.
Bij de eerste keer opstarten van Salonhub zijn er twee sets inloggegevens beschikbaar: één voor de gebruiker ‘admin’ en één voor de salon.
Voor het aanpassen van rechten is inloggen nodig met de gebruiker Admin of een gebruiker met beheerrechten.
Controleren wie is ingelogd
Via de drie streepjes linksboven open je een uitvouwmenu. Linksonder zie je welke klant en gebruiker is ingelogd.
Klik linksboven op het menu-icoon (drie streepjes). Onderaan het menu vind je de optie voor in- en uitloggen.
Het is ook mogelijk om extra gebruikers aan te maken, zoals een gebruiker voor de boekhouding die uitsluitend toegang heeft tot rapportages, of een salonmanager die alleen toegang nodig heeft tot de agenda.
In- en uitloggen
In- en uitloggen kan door linksboven in het Salonhub-scherm op het menu-icoon te klikken. Onderaan het menu vind je de optie voor in- en uitloggen.
Gebruiker aanmaken
-
-
- ga naar Beheer → Algemeen → Gebruikers
- klik op de knop + Nieuwe gebruiker.
- voer een gebruikersnaam in.
- creëer een wachtwoord en herhaal dit ter bevestiging.
- klik op de aangemaakte gebruiker in de lijst.
- bepaal de rechten of bevoegdheden van de gebruiker.
- configureer een pincode om de toegang verder te beveiligen.
-
Rechten
Per gebruiker kun je specifieke onderdelen uitschakelen, zoals rapportages. De gebruiker ‘admin’ is doorgaans bedoeld voor de eigenaar en heeft volledige toegang tot alle functies. Daarnaast is er vaak een gebruiker met de naam ‘Salon’, meestal gebaseerd op de plaatsnaam of salonnaam.
Je kunt extra gebruikers aanmaken voor specifieke doeleinden, zoals een gebruiker voor de boekhouding die alleen toegang heeft tot rapportages, of een salonmanager die alleen de agenda nodig heeft.
Rechten bij meerdere filialen
Het kan handig zijn dat filialen die dicht bij elkaar liggen elkaars agenda kunnen inzien, bijvoorbeeld omdat deze salons klanten delen of omdat een medewerker in meerdere filialen werkt.
Selecteer alleen de agenda van het andere filiaal om te voorkomen dat per ongeluk in de verkeerde salon wordt afgerekend.
Pincode
Bij het toewijzen van rechten kun je een pincode instellen. Na inloggen verschijnt rechtsboven een slot-icoon. Door hierop te klikken en de pincode in te voeren, worden de volgende acties mogelijk:
- Verwijderen van klanten uit de database
- Aanpassen van spaarpunten
- Exporteren van klantgegevens inclusief NAW-gegevens
- Wijzigen van gewerkte uren in het verleden via Rapportage → Medewerkers → Uren
- Toevoegen, verwijderen of uitbetalen van uren via de verlofkaart met “Pas correctie toe”
- Aanpassen van de volgorde van medewerkers in de agenda via Salon → Team → Medewerkerslijst
Door het slot-icoon te sluiten worden deze opties weer gedeactiveerd.
Wachtwoord wijzigen
Wanneer de beheerder (admin) is ingelogd, kunnen de wachtwoorden van alle gebruikers worden gewijzigd. Selecteer de gebruiker waarvan het wachtwoord moet worden aangepast. Linksboven verschijnt een sleutel-icoon met de optie ‘Wijzig wachtwoord’. Voer het nieuwe wachtwoord tweemaal in en klik vervolgens op ‘Wijzig’ om de aanpassing te bevestigen.
Let op! Alle gebruikers die met deze gegevens zijn ingelogd worden onmiddellijk uitgelogd.
Voer het nieuwe wachtwoord in en bevestig de wijziging. Daarna kan er opnieuw worden ingelogd. De klantnaam en gebruikersnaam blijven hierbij ongewijzigd.
Gebruiker voor mail Campagnes toevoegen
Wanneer een salon de mailcampagnes uitbesteedt aan een externe partij, kan het wenselijk zijn om een gebruikersaccount aan te maken met beperkte toegang, zodat deze partij uitsluitend bij de mailcampagnes kan komen. Dit voorkomt dat er onbedoelde toegang is tot gevoelige informatie zoals de agenda of rapportages.
Maak een nieuwe gebruiker aan en stel de toegangsrechten in zoals weergegeven in de onderstaande afbeelding, zodat deze gebruiker alleen toegang heeft tot de mailcampagnes.
Er worden geen vinkjes geplaatst bij de overige functies, zodat de gebruiker na het inloggen alleen toegang heeft tot het berichtencentrum en de campagnes. Op deze manier blijft de toegang tot andere functies, zoals de agenda en rapportages, afgeschermd.
Vragen over dit onderwerp
???? Tik of klik op het pijltje om het antwoord te bekijken.
Wat is het verschil tussen de admin en de salongebruiker?
De admin-gebruiker heeft volledige toegang tot alle functies in Salonhub en is bedoeld voor de eigenaar of beheerder. De salongebruiker heeft standaard beperktere rechten en is bedoeld voor dagelijks gebruik door medewerkers. Je kunt de rechten van beide gebruikers aanpassen naar eigen wens.
Kan ik meerdere gebruikers met dezelfde rechten aanmaken?
Ja, je kunt meerdere gebruikers aanmaken en per gebruiker dezelfde of verschillende rechten instellen. Dit is handig als je wilt bijhouden wie bepaalde wijzigingen heeft gedaan of als medewerkers eigen inloggegevens moeten hebben.
Wat gebeurt er als ik mijn pincode vergeet?
De admin-gebruiker kan de pincode van alle gebruikers wijzigen via Beheer → Algemeen → Gebruikers. Selecteer de gebruiker en stel een nieuwe pincode in. Als je zelf de admin bent en je pincode vergeten bent, neem dan contact op met Salonhub support.
Kan een medewerker zijn eigen wachtwoord wijzigen?
Nee, alleen de admin-gebruiker kan wachtwoorden wijzigen van alle gebruikers. Medewerkers kunnen hun eigen wachtwoord niet aanpassen. Vraag de beheerder om het wachtwoord te wijzigen indien nodig.
Hoe voorkom ik dat medewerkers per ongeluk gegevens verwijderen?
Stel een pincode in voor gevoelige acties. Zonder pincode kunnen medewerkers geen klanten verwijderen, spaarpunten aanpassen of correcties doorvoeren op de verlofkaart. Deel de pincode alleen met vertrouwde personen.
Kan ik zien wie welke wijzigingen heeft gedaan?
Door verschillende gebruikersaccounts aan te maken kun je beter bijhouden wie bepaalde acties heeft uitgevoerd. Salonhub logt welke gebruiker was ingelogd bij bepaalde wijzigingen.
Handig om te weten
Wees voorzichtig met het delen van wachtwoorden.
Deel wachtwoorden niet met anderen en wijzig ze regelmatig, vooral als een medewerker uit dienst gaat. Dit is ook belangrijk in verband met de AVG: je moet kunnen aantonen wie toegang heeft tot persoonsgegevens.
Beperk rechten tot wat nodig is.
Geef gebruikers alleen toegang tot de functies die ze daadwerkelijk nodig hebben. Dit voorkomt fouten en beschermt gevoelige informatie.
Stel een pincode in voor salongebruikers.
De pincode beschermt gevoelige acties zoals het verwijderen van klanten en het aanpassen van verlofkaarten. De admin heeft zelf geen pincode nodig omdat deze gebruiker volledige toegang heeft tot alle functies.
Maak een aparte gebruiker voor externe partijen.
Geef externe partijen zoals marketingbureaus een eigen account met beperkte rechten. Zo hebben ze alleen toegang tot wat ze nodig hebben en niet tot je volledige administratie.
Hoe zit dat precies?
Waarom is het delen van wachtwoorden een risico?
Wanneer meerdere medewerkers hetzelfde wachtwoord gebruiken, kun je niet meer achterhalen wie welke actie heeft uitgevoerd. Dit wordt problematisch bij fouten, fraude of datalekken. Als iemand uit dienst gaat, moet je het wachtwoord direct wijzigen – anders heeft een ex-medewerker nog steeds toegang tot klantgegevens.
Wat heeft dit met de AVG te maken?
De AVG (privacywet) verplicht je om te kunnen aantonen wie toegang heeft tot persoonsgegevens en wie welke wijzigingen heeft gedaan. Bij een gedeeld wachtwoord is dit onmogelijk. Bij een datalek moet je aan de Autoriteit Persoonsgegevens kunnen melden wie er toegang had. Kun je dit niet aantonen, dan riskeer je een boete. Maak daarom voor elke medewerker een eigen account aan.
Welke gegevens in Salonhub vallen onder de AVG?
Alle klantgegevens in Salonhub zijn persoonsgegevens: naam, adres, telefoonnummer, e-mail, maar ook afspraakhistorie en afgerekende bonnen. Als salon ben je “verwerkingsverantwoordelijke” en moet je deze gegevens beschermen. Dit betekent dat je moet weten wie toegang heeft en waarom.
Wat zijn de gevolgen van een datalek?
Een datalek moet je binnen 72 uur melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens als er risico is voor de betrokkenen. Je moet kunnen aantonen welke gegevens gelekt zijn en wie er toegang had. Bij nalatigheid (zoals gedeelde wachtwoorden of geen toegangscontrole) kan de boete oplopen tot 4% van de jaaromzet of €20 miljoen. Goede gebruikersrechten en unieke accounts verkleinen dit risico.